Gestión de lotes y fechas de vencimiento

Los números de lote y las fechas de vencimiento son elementos importantes de la gestión de inventario. Permiten a las empresas tener un mejor control sobre su inventario, reducir el desperdicio y garantizar que están vendiendo productos seguros y eficaces. Al realizar un seguimiento de los números de lote y las fechas de vencimiento, las empresas pueden identificar y aislar lotes de productos que se acercan o han superado sus fechas de vencimiento.

Si la gestión de lotes y fechas de vencimiento está habilitada:

• Los números de lote y las fechas de vencimiento se registran cuando recibimos su inventario, así como en los envíos salientes y se anotan en los pedidos.
• Puede solicitar un informe que contenga los datos de inventario disponibles con seguimiento de lote/vencimiento.

Cómo habilitar la gestión de lotes y fechas de vencimiento:

Esta función debe ser habilitada por el equipo de MasonHub y debe completarse durante el proceso de incorporación (onboarding) antes de su primera recepción. Es importante que indique durante el ciclo de ventas y la incorporación qué SKUs requieren el seguimiento de lote y vencimiento. 

Si llega inventario etiquetado con un lote o fecha de vencimiento y su cuenta no está configurada para el seguimiento de lote o fecha de vencimiento, su inventario se retendrá y no se recibirá hasta que obtengamos la confirmación de que debemos configurar su cuenta en consecuencia. Esto dará lugar a un cargo por incumplimiento y no se adherirá a los SLA estándar.

¿Cómo debe estar etiquetado el inventario?

Productos consumibles (alimentos, OTC, suplementos) con seguimiento de lote y vencimiento 

• Deben tener el lote Y la fecha de vencimiento en cada caja (carton)
• Deben tener el lote Y la fecha de vencimiento en cada unidad 
• Todos los productos en una caja deben tener el mismo lote/vencimiento. No se permiten cajas con lotes/vencimientos mezclados. 

Productos no consumibles con seguimiento de lote 

• Deben tener el lote en cada caja y unidad 
• Deben tener una fecha de consumo preferente (best before) o de fin de vida útil en la caja 
• Todos los productos en una caja deben tener el mismo número de lote. No se permiten cajas con lotes mezclados. 

Las cuentas incorporadas después del 1 de mayo de 2023 deben cumplir con los requisitos de etiquetado de lote y vencimiento y están sujetas a tarifas por incumplimiento. Las cuentas incorporadas antes del 1 de mayo de 2023 pueden estar exentas.

Ejemplo de etiqueta de caja para productos con seguimiento de lote o vencimiento 

¿Qué sucede cuando el inventario no está etiquetado correctamente?

Llega inventario que no está etiquetado con un lote o fecha de vencimiento, pero debería estarlo según los requisitos de su SOP (Procedimiento Operativo Estándar)

• La recepción se considera no conforme y no se adhiere a los SLA estándar
• El inventario se retendrá y no se recibirá hasta que recibamos la confirmación de cuáles son los lotes y/o fechas de vencimiento
• Se aplicarán tarifas adicionales correspondientes (mano de obra, materiales, almacenamiento, etc.)

Llega inventario con seguimiento de lote y no tiene una fecha de consumo preferente o de vida útil en la caja master (master carton)

• MasonHub aplicará una vida útil de 12 meses a todos los productos con seguimiento de lote que se reciban

¿Qué sucede cuando los productos vencen o se alcanza la fecha de consumo preferente/vida útil? 

Lo ideal es que el inventario se venda antes de su fin de vida útil, pero si no es así, las cuentas deben gestionar su inventario con seguimiento de lote/vencimiento y solicitar la retirada del producto en función de sus requisitos específicos de lista corta. Además, MasonHub revisa el inventario mensualmente para garantizar que no permanezca producto vencido en el inventario activo. 

• El producto vencido y al final de su vida útil se moverá a un estado no seleccionable (non-pickable), por lo que no estará disponible para ningún pedido nuevo. 
• El producto vencido y al final de su vida útil se apartará de los productos aptos para la venta.
• Las cuentas deben enviar una solicitud para que el producto sea desechado o donado antes de que venza o una vez que se mueva al estado no seleccionable. 
  • Las cuentas son responsables de organizar el desecho o la donación a través de un tercero. 
• Se aplicarán las tarifas correspondientes por mano de obra y materiales. 

Si se alcanza la fecha de consumo preferente o de vida útil, pero el producto en realidad tiene una vida útil más larga, puede solicitar que se actualice el producto

• Debe enviar una solicitud a support@masonhub.co que incluya los SKU y las fechas actualizadas de consumo preferente o de vida útil.
• MasonHub volverá a etiquetar todas las cajas master con la información actualizada. 
• MasonHub actualizará el estado del producto y las fechas de consumo preferente o de vida útil dentro del OMS.
• Se aplicarán las tarifas correspondientes por mano de obra y materiales. 

¿Cómo se devuelven los productos con lote y/o vencimiento? 

Las devoluciones se procesan de acuerdo con los SOP estándar de la cuenta, con el paso adicional de verificar e ingresar el lote o la fecha de vencimiento. 

• Si el producto no es apto para la reventa o está vencido, se recibirá como dañado.
• Si falta la información de lote o vencimiento en una devolución, el producto se recibirá como dañado. 
• Si el producto es apto para la reventa, se actualizará su información de lote/vencimiento y se devolverá al inventario activo con artículos similares. 

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Ver el lote y el vencimiento en el pedido de su cliente

Si se realiza el seguimiento, el sistema de gestión de pedidos (OMS) de MasonHub mostrará el lote y/o la fecha de vencimiento junto al artículo enviado en la página del pedido.

También puede exportar estos datos desde su filtro de búsqueda en la página de Pedidos y Envíos (Orders & Shipments).

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Informe de saldo de inventario (Inventory Balance Report)

A petición, podemos programar el envío de un informe por correo electrónico que muestre el inventario físico y disponible con el lote y la fecha de vencimiento.

• Se puede enviar de forma diaria, semanal o mensual.
• Se envía a una dirección de correo electrónico de su empresa. Se recomienda configurar una lista de distribución.

Póngase en contacto con su Account Manager si está interesado en esta función.