Product Drops Management Guide: MasonHub Inventory Sync with Shopify

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Overview

Esta guía describe el proceso recomendado para gestionar ventas flash de alto volumen (Product Drops) al utilizar la integración de Shopify con MasonHub. Seguir estos procedimientos ayudará a mantener la precisión del inventario durante períodos de tráfico y volumen de pedidos intensos.

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Understanding the Challenge

La aplicación de Shopify de MasonHub mantiene la precisión del inventario a través de una sincronización en tiempo real, actualizando Shopify cada vez que ocurren cambios en el inventario debido a:

• Inbound receipts (recepciones de entrada)
• Returns processing (procesamiento de devoluciones)
• Inventory adjustments (ajustes de inventario)
• Order allocations (asignaciones de pedidos)
• Order shipments (envíos de pedidos)

Durante las ventas flash de alto volumen, la limitación de la API de Shopify (throttling) puede afectar estas actualizaciones en tiempo real, lo que podría causar que los recuentos de inventario se desincronicen entre MasonHub y Shopify. Esto normalmente se manifiesta como un inventario inflado en Shopify cuando las actualizaciones de inventario se retrasan con respecto a las asignaciones de pedidos.

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Solution: Pausing Inventory Sync

Para evitar problemas de sincronización durante las ventas flash, MasonHub ofrece la capacidad de pausar temporalmente los callbacks de sincronización de inventario hacia Shopify. Esto garantiza una gestión de inventario estable durante los períodos de alto tráfico.

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Pre-Sale Preparation

1. Timing: Programe la pausa de la sincronización de inventario antes de que comience la venta flash.
2. Communication: Notifique a las Operaciones de MasonHub sobre la ventana de venta planificada.
3. Operations Adjustment: Durante la ventana de pausa, Operaciones realizará lo siguiente:
   • Posponer los ajustes de inventario no críticos.
   • Retrasar el conteo cíclico de rutina.
   • Enfocarse en las operaciones críticas de cumplimiento de la venta.

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Step-by-Step Process

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Before the Flash Sale

1. Inicie sesión en su cuenta de MasonHub OMS.
2. Navegue a “Callbacks” en la navegación principal.
3. Haga clic en “Hold SKU Inventory Changes”.
   • Esto pausa todas las actualizaciones de inventario hacia Shopify.
   • Los niveles de inventario actuales permanecen estáticos en Shopify.

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During the Flash Sale

• Shopify continúa disminuyendo el inventario a medida que se realizan los pedidos.
• MasonHub OMS mantiene un seguimiento preciso del inventario.
• Los inbound receipts, devoluciones y ajustes se registran en MasonHub pero no se sincronizan con Shopify.

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After the Flash Sale

1. Espere hasta que el volumen de pedidos y el tráfico vuelvan a niveles normales.
2. Regrese a la sección “Callbacks”.
3. Haga clic en “Activate SKU Inventory Changes”.
   • Esto reanuda la sincronización de inventario.
   • Los niveles de inventario actuales de MasonHub se sincronizarán con Shopify.

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Important Notes

• La función de pausa afecta únicamente a las actualizaciones de inventario hacia Shopify.
• El procesamiento y cumplimiento de pedidos continúan con normalidad.
• El seguimiento del inventario sigue siendo preciso en MasonHub durante toda la venta.
• La sincronización regular se reanudará inmediatamente después de la reactivación.

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Best Practices

1. Timing: Planifique las pausas de sincronización en torno a sus períodos de mayor actividad.
2. Duration: Mantenga la ventana de pausa tan corta como sea práctico.
3. Communication: Mantenga una comunicación clara con las Operaciones de MasonHub sobre:
   • Horas de inicio y fin de la venta.
   • Volumen esperado.
   • Cualquier cambio en el cronograma.
4. Monitoring: Monitoree el flujo de pedidos durante la venta para determinar cuándo ha disminuido el volumen lo suficiente como para reanudar la sincronización de manera segura.

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Support

Para obtener asistencia durante las ventas flash o si tiene preguntas sobre este proceso, comuníquese con su Client Success Manager de MasonHub.