Primeros pasos: Gestión de pedidos mayoristas con MasonHub

Bienvenido a la guía de MasonHub sobre la gestión de pedidos mayoristas de empresa a empresa (B2B). Ya sea que trabaje con pequeños minoristas o con grandes cadenas nacionales, comprender el proceso adecuado para la creación y el cumplimiento de pedidos es crucial para su éxito. Esta guía le mostrará las opciones disponibles para crear y gestionar pedidos mayoristas con MasonHub y cómo empezar de manera eficiente.

Los ejemplos de pedidos mayoristas incluyen envíos a Amazon, Sephora, Blue Mercury, Neiman Marcus, Nordstrom, Walmart, Goop, Anthropologie, Faire, su propia tienda minorista o cualquier tienda de especialidades boutique más pequeña.

La gestión de pedidos mayoristas es diferente de la gestión de pedidos de dropship, donde un cliente realiza un pedido en el sitio web de un minorista y ese pedido se transmite a su tienda de comercio electrónico o al OMS de MasonHub, y MasonHub lo surte directamente al cliente. Este documento solo cubrirá los pedidos realizados por un minorista y enviados en cantidades al por mayor a su centro de distribución o tienda minorista. 

Comenzar con la venta al por mayor requiere comunicación y coordinación con su Client Success Manager para garantizar que nuestro equipo de operaciones cuente con todos los SOP y requisitos. 

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1. Gestión de pedidos mayoristas estándar sin EDI

Para los clientes que trabajan con minoristas más pequeños u otros canales que no requieren EDI, MasonHub ofrece un proceso sencillo para la creación y gestión de pedidos.

Descripción general del proceso

1. Creación de pedidos: Los pedidos se pueden enviar manualmente en el OMS de MasonHub.
2. Cumplimiento (Fulfillment): MasonHub recibe y procesa estos pedidos utilizando procedimientos estándar.
3. Envío: Los pedidos se envían de acuerdo con las instrucciones proporcionadas, y MasonHub se encarga de toda la logística.

Ejemplos de pedidos que no son EDI

• Pedidos para un evento de tienda pop-up
• Suministros enviados a otra unidad de negocio
• Pedidos recibidos a través de correo electrónico o sistemas no estándar (que no sean EDI)

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2. Comprender el EDI y cuándo es necesario

¿Qué es el EDI?

El intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) es un método estandarizado para intercambiar documentos comerciales entre empresas. Los grandes minoristas lo utilizan comúnmente para transmitir pedidos, envíos y facturas de forma electrónica.

¿Cuándo es necesario el EDI?

El EDI suele ser un requisito cuando se trabaja con grandes minoristas como:

• Target
• Walmart
• Sephora
• Nordstrom

Estos minoristas requieren una conexión EDI directa para gestionar los pedidos de manera eficiente. Si planea hacer negocios con estos o minoristas grandes similares, la integración EDI suele ser necesaria.

Cuándo no se requiere EDI

Los pedidos mayoristas estándar que no requieren EDI suelen ser:

• Enviados a minoristas más pequeños
• Utilizados para sus propias tiendas minoristas o pop-up
• Enviados a proveedores que gestionan pedidos manualmente o a través de métodos que no son EDI, como su propio portal

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3. Gestión de pedidos mayoristas con integración EDI: comience rápidamente

Para los clientes que trabajan con grandes minoristas que requieren EDI, MasonHub ofrece un soporte integral para garantizar un procesamiento de pedidos sin contratiempos.

Descripción general del proceso:

1. Establecimiento de la conexión EDI
   • Los clientes deben tener una conexión directa con el minorista para transmitir pedidos, envíos y facturas por EDI.
   • Socio recomendado: Recomendamos utilizar SPS Commerce para la gestión de EDI. MasonHub tiene una amplia experiencia con SPS Commerce, incluida una integración directa para una futura automatización. Su Onboarding Specialist o Client Success Manager le presentará a nuestro Client Success Manager de SPS Commerce si aún no tiene una relación con ellos.
2. Comience rápidamente
   • Carga manual de pedidos: Inicialmente, los clientes pueden asociarse con SPS Commerce y utilizar el proceso de carga manual de pedidos para ingresar los pedidos en el sistema de MasonHub.
   • El rol de MasonHub: Nuestro equipo de operaciones utilizará el portal de SPS Fulfillment para crear avisos de envío anticipados (ASNs) y descargar etiquetas. Luego enviaremos los pedidos y mandaremos el ASN.
3. Lo que necesitamos de usted
   • Acceso al portal de SPS Commerce: Proporcione al equipo de operaciones de MasonHub un acceso de inicio de sesión a su portal de SPS Commerce.
   • SOP de empaque y requisitos de ruteo: Suministre información detallada sobre sus procedimientos operativos estándar (SOP) de empaque y cualquier requisito de ruteo específico.

Requisitos adicionales

• Dependiendo del minorista, pueden ser necesarias acciones adicionales, tales como:
  • Enviar por correo electrónico o transmitir documentos de conocimiento de embarque (BOL)
  • Coordinar con el minorista para instrucciones especiales

Nota: Los clientes son responsables de enviar las facturas a sus minoristas.

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4. Automatización de EDI a largo plazo con MasonHub y SPS Commerce

MasonHub ofrece la posibilidad de una automatización completa de los pedidos EDI a través de nuestra conexión directa con SPS Commerce, aunque el plazo está sujeto a su volumen de pedidos y a la disponibilidad de recursos de SPS y MasonHub. Siempre recomendamos comenzar rápidamente con el proceso manual “Gestión de pedidos mayoristas estándar sin EDI” descrito anteriormente. Esto nos permite comenzar a recibir y surtir sus pedidos EDI tan pronto como el equipo haya revisado los requisitos de su socio y los procedimientos operativos estándar (SOP).

Cuándo tiene sentido automatizar

La automatización del proceso de creación de pedidos depende del volumen de pedidos y de si SPS y MasonHub disponen de recursos para iniciar el proyecto y cuándo. El proceso puede tardar de 4 a 8 semanas, dependiendo principalmente de si ya ha establecido una relación contractual con SPS Commerce y de la capacidad de respuesta del minorista y del equipo de SPS para probar la conexión. También existen tarifas mensuales asociadas con el establecimiento, la creación y el mantenimiento de la automatización.

Póngase en contacto con su Client Success Manager si desea automatizar el proceso de creación de pedidos EDI para obtener más información sobre si tiene sentido, la disponibilidad y los costos. Por ejemplo, si recibe 1 pedido de un minorista cada 3 o 4 meses, no tiene sentido configurar la automatización.

Opciones para aprobar órdenes de compra (POs) antes de enviarlas a MasonHub

SPS Commerce ofrece dos opciones al establecer la conexión para enviar automáticamente pedidos a MasonHub a través de nuestra integración:

1. Reenvío dinámico: esto le permite revisar las PO en el portal de SPS Commerce y realizar cualquier edición antes de aprobarlas. Una vez aprobadas, se reenviarán a MasonHub con los cambios aplicados.
2. Reenvío automático: esto reenvía automáticamente la PO tal como la creó el minorista, sin opción de revisión o aprobación.

Pasos para automatizar pedidos EDI

Para los clientes que trabajan con minoristas que requieren automatización EDI, asociarse con SPS Commerce es un paso esencial. A continuación se presenta el proceso para iniciar la integración y las pruebas para una gestión de pedidos fluida entre el minorista, SPS Commerce y MasonHub.

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Paso 1: Evaluación inicial

Primero, comuníquese con su Client Success Manager en MasonHub para analizar si tiene sentido buscar la automatización de EDI en función de sus necesidades comerciales y relaciones con los minoristas. Esta evaluación ayudará a determinar si la integración aportará valor y se adaptará a sus operaciones actuales.

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Paso 2: Establecer una relación con SPS Commerce

Si la automatización es el camino correcto, deberá establecer una relación directa con SPS Commerce. Durante esta fase:

• Representante de cuenta de SPS Commerce: Al iniciar la relación, se le asignará un representante de cuenta de SPS Commerce, quien lo guiará a través de su proceso de incorporación y facilitará la configuración necesaria.
• Notificación a MasonHub: MasonHub también notificará a nuestro representante de cuenta de SPS Commerce para actualizar el alcance de nuestro acuerdo e incluir la automatización para el minorista específico. Esto garantiza que ambas partes estén alineadas en cuanto a los requisitos técnicos y las expectativas del proyecto.

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Paso 3: Coordinación con el minorista

SPS Commerce luego iniciará un proyecto con el minorista y su equipo para comenzar a configurar y probar la conexión EDI. El contacto de SPS del cliente trabajará directamente con el minorista para gestionar esta configuración, asegurando que el minorista esté listo para transmitir documentos EDI, como órdenes de compra (POs), a través del sistema de SPS Commerce.

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Paso 4: Pruebas del minorista y SPS

Una vez que SPS Commerce haya recibido una orden de compra de prueba del minorista, la pasará a través de su sistema a MasonHub. Esto marca el comienzo del proceso de pruebas de integración entre SPS Commerce y MasonHub.

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Paso 5: Pruebas de integración entre SPS y MasonHub

El Project Manager de MasonHub iniciará entonces el proceso de pruebas de integración:

1. Configuración de la cuenta: MasonHub configurará su cuenta en nuestro sistema para manejar los datos EDI específicos del minorista.
2. Ejecución de pedidos de prueba: MasonHub procesará la orden de compra de prueba a través de varios escenarios para garantizar que el pedido fluya correctamente desde el minorista, a través de SPS Commerce, y hacia el sistema de MasonHub.
3. Consideraciones de desarrollo: Durante las pruebas, puede ser necesario realizar desarrollos en el lado de SPS Commerce o de MasonHub para mapear los documentos EDI específicos del minorista a las especificaciones de nuestro sistema. Este paso es crucial para garantizar que los pedidos se creen con precisión y de acuerdo con los requisitos del minorista.

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Paso 6: Cronograma y consideraciones

El proceso completo, desde la configuración hasta las pruebas, generalmente toma de 4 a 8 semanas. El cronograma a menudo depende de:

• Capacidad de respuesta del minorista: Los minoristas deben ser receptivos y estar disponibles para iniciar las pruebas y responder a cualquier pregunta que surja durante el proceso.
• Requisitos técnicos: En algunos de los casos, puede ser necesario un desarrollo adicional para garantizar el mapeo adecuado del formato EDI del minorista al sistema de MasonHub.

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5. Gestión de integraciones EDI con sistemas ERP

Para los clientes que utilizan sistemas ERP como NetSuite o Cin7 para gestionar sus operaciones comerciales, las integraciones EDI añaden una capa de complejidad que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Los requisitos y pasos para la integración variarán según su configuración actual con el minorista y su sistema ERP.

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ERP conectado al minorista a través de SPS Commerce

Si su sistema ERP ya está conectado al minorista a través de SPS Commerce:

1. Creación de pedidos: Se requiere desarrollo en el ERP para conectarse a la API de MasonHub para crear pedidos. 
2. Generación de etiquetas y creación de ASN:
   • El rol de MasonHub: Nuestro equipo puede acceder al portal de SPS Fulfillment para recuperar las etiquetas de envío y generar el ASN (aviso de envío anticipado).
   • Flujo de datos: Sin embargo, para enviar los datos de ASN de regreso al minorista, se requiere desarrollo para conectar su sistema ERP a SPS Commerce para esta tarea específica.
3. Requisitos de desarrollo:
   • Conexión ERP a SPS: Esto implicará trabajo de desarrollo para establecer un enlace entre su sistema ERP y SPS Commerce, asegurando que los datos de ASN fluyan correctamente de regreso al minorista.
   • ERP a la API de MasonHub: Esto requerirá desarrollo por parte de terceros para conectar su ERP a la API de MasonHub. 
   • Coordinación: Este proceso requerirá la colaboración entre su proveedor de ERP, SPS Commerce y MasonHub.
   • Definición de alcance y estimación: Este proceso está sujeto a la definición de alcance, y proporcionaremos una estimación del cronograma y los costos involucrados en función de su configuración y requisitos específicos.

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Conclusión

La gestión de pedidos mayoristas con MasonHub está diseñada para ser flexible y eficiente, ya sea que maneje pedidos estándar o requisitos de EDI complejos. Al seguir los procesos descritos, puede garantizar operaciones fluidas y concentrarse en hacer crecer su negocio.

Para cualquier otra pregunta o para comenzar el proceso de configuración, comuníquese con su MasonHub Client Success Manager.