Onboarding and Creating Wholesale Orders, Ship Windows, SLAs, and More

Venta al por mayor (wholesale) se refiere a la venta de inventario en grandes cantidades a minoristas (retailers) que luego venden directamente a sus clientes. Normalmente, los pedidos al por mayor se realizan a granel y se envían directamente a un minorista. Tradicionalmente, los pedidos al por mayor se envían a:

• Minoristas (Target, Nordstrom, etc.)
• Tiendas boutique
• Plataformas de comercio electrónico (Amazon)
• Tu propia tienda física o virtual 
• Tiendas pop-up y eventos de prensa

La mayoría de los minoristas tienen su propio conjunto único de pautas de entrega entrante para agilizar la recepción de inventario en sus tiendas. Estas pautas describen cómo deben empacarse, etiquetarse y prepararse los envíos. Puede resultar bastante complicado cumplir con todos los requisitos, especialmente con pedidos tan grandes. Aquí es donde entran los socios de cumplimiento (fulfillment) como MasonHub: desempeñamos un papel clave en el proceso de fulfillment para garantizar un flujo fluido desde tu proveedor hasta tus socios minoristas. 

Además de los pedidos al por mayor mencionados anteriormente, puede haber ocasiones en que se realice un pedido tradicional de comercio electrónico por una cantidad que sea mejor manejar por nuestro equipo de venta al por mayor. Por lo tanto, los pedidos de clientes que contengan 30 o más unidades se dirigirán automáticamente al equipo de venta al por mayor, donde el equipo y el espacio están equipados para manejar pedidos grandes. 

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Creación de pedidos al por mayor

Dado que los pedidos al por mayor son más grandes y normalmente requieren un manejo adicional, es fundamental que se creen en la plataforma de MasonHub con Order Type: Wholesale. 

Esto se puede lograr de las siguientes maneras: 

• Creando el pedido en el MH OMS con Order Type: Wholesale
• Utilizando el formulario de carga de pedidos del MH OMS con order_type: wholesale
• Utilizando la etiqueta de pedido WHOLESALE al crear pedidos en Shopify 
• Estableciendo el order_type como wholesale a través de la MasonHub API
• Los pedidos de clientes que contienen 30 o más unidades se actualizan automáticamente a Order Type: Wholesale y se facturan en consecuencia

Los pedidos de dropship (donde el minorista vende tu producto en su sitio web pero MasonHub procesa el pedido) deben usar Order Type: Dropship, no Wholesale.

Antes de que puedas comenzar a enviar pedidos al por mayor, se debe presentar un Formulario de Onboarding de Venta al Por Mayor (Wholesale Onboarding Form) para todos los nuevos minoristas, y tú eres responsable de proporcionar a MasonHub un documento de SOP (Procedimiento Operativo Estándar) de venta al por mayor para cada socio comercial que resuma los requisitos sobre cómo empacar, rutear y enviar los pedidos. Este documento debe presentarse 6 semanas antes de la fecha planificada para comenzar a realizar envíos al nuevo minorista.

Onboarding de venta al por mayor y SOPs

Los SOP de venta al por mayor deben presentarse al menos 6 semanas antes de que MasonHub pueda comenzar a realizar envíos a tu socio comercial de venta al por mayor. Tus SOP deben incluir lo siguiente: 

• ¿Se requiere EDI?
• Detalles de contracargos (chargebacks) 
• Enlace a la guía de ruteo del proveedor 
• URLs y credenciales de inicio de sesión 
• Requisitos de etiquetado de productos y cajas
• Vida útil mínima para los SKU que tienen fechas de vencimiento o de consumo preferente

Esta información debe ser proporcionada por el minorista con suficiente antelación a cualquier pedido que deba enviarse, y es tu responsabilidad comunicar estos requisitos a tu Especialista en Onboarding o Gerente de Cuenta.  

Todos los requisitos deben detallarse en los SOP de venta al por mayor para cada socio comercial de venta al por mayor que resuma los requisitos para empacar, rutear y enviar los pedidos. MasonHub no completará ni actualizará los requisitos o el SOP en tu nombre, porque es importante que ambas partes entiendan los requisitos y los posibles contracargos. 

Una vez presentados los documentos, tu Especialista en Onboarding o Gerente de Cuenta revisará los requisitos con el equipo de MasonHub y dará seguimiento con cualquier pregunta aclaratoria, revisará las actualizaciones de precios (si corresponde) y se asegurará de que el equipo esté capacitado. Después de la revisión, te comunicarán las etiquetas de Servicios de Valor Agregado (VAS) que se requieren al crear pedidos, y programarán un espacio para revisar juntos toda la documentación y las actualizaciones del proceso antes de comenzar a realizar los envíos. 

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Servicios de Valor Agregado 

Las etiquetas de Servicios de Valor Agregado (VAS) se utilizan para indicar las instrucciones de empaque del SOP que se aplican a tu pedido al por mayor. Tu Especialista en Onboarding o Gerente de Cuenta te proporcionará las etiquetas VAS requeridas. 

Por ejemplo, si comienzas a enviar pedidos al por mayor a Nordstrom, se configurará la etiqueta VAS WS_Nordstrom en tu cuenta para indicar que debemos seguir el SOP de Nordstrom que proporcionaste. Luego, serás responsable de aplicar esta etiqueta a todos los pedidos de Nordstrom. Si no se agrega la etiqueta VAS, nuestro equipo no sabrá que debe seguir los SOP de Nordstrom, lo que podría resultar en contracargos por parte del minorista, de los cuales MasonHub no se hará responsable.

Si tu pedido al por mayor no requiere ningún manejo especial o SOP específicos a seguir, entonces no requiere una etiqueta VAS.

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Ventanas de envío (Ship Windows) 

Algunos minoristas o socios comerciales de venta al por mayor te proporcionarán un cronograma acordado para que los pedidos sean enviados y recibidos por ellos. Esto se conoce como ventana de envío y puede ser un período de tiempo específico o un rango de fechas. Es importante comunicar la información de la ventana de envío porque algunos minoristas impondrán contracargos por envíos tardíos o retrasados. Estos contracargos pueden afectar tu rentabilidad y la de MasonHub, así como la relación con el minorista. Al realizar el envío dentro de la ventana acordada, el proveedor evita tales penalizaciones y mantiene una asociación comercial positiva. Si tu pedido tiene una ventana de envío, debe incluirse al crear el pedido en la plataforma de MasonHub. 

Los pedidos al por mayor que provienen de Shopify actualmente no admiten ventanas de envío de forma nativa. Si se requiere una ventana de envío para un pedido originado en Shopify, debes actualizar el pedido manualmente en el MH OMS inmediatamente después de que se cree, o abrir un ticket de soporte para notificar al equipo de MH sobre la ventana de envío.

Es posible que veas dos especificaciones diferentes para la ventana de envío: 

• Ship After es la primera fecha en que el pedido puede ser enviado o programado para recolección. 
• Ship Before se conoce como la fecha de cancelación; esta es la última fecha absoluta en que el pedido puede ser enviado o recolectado. 

A menudo no es posible programar una recolección dentro de 1 a 2 días antes de la fecha de cancelación, por lo que es fundamental que los pedidos al por mayor se creen permitiendo el tiempo adecuado para ejecutar el pedido. También es crucial que se tome en consideración el acuerdo de nivel de servicio (SLA) para el tamaño de tu pedido al por mayor. 

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SLAs de venta al por mayor

Los pedidos al por mayor tendrán un SLA de 3 días, 5 días o un SLA personalizado según los factores únicos del pedido. El MH OMS revisa cuándo se envió el pedido, la disponibilidad de inventario, el tamaño, las ventanas de envío, el manejo especial y el tipo de envío para determinar el tiempo total necesario para preparar el pedido con precisión. Después de ingresar los detalles de tu pedido y enviarlo para su procesamiento, podrás ver la fecha límite de envío (Ship By) en la página de Orders & Shipments en el OMS. 

Hay muchos factores que afectan los SLA de los pedidos al por mayor, por lo que es importante proporcionar siempre un tiempo de procesamiento adecuado. Lee más sobre todos los factores de los pedidos a continuación. 

Hora en que se envía el pedido

Si un pedido se envía antes del mediodía, hora local del almacén que procesa el pedido, el día de envío contará como el día 1 del SLA. Si el pedido se envía después del mediodía, hora local del almacén que procesa el pedido, el siguiente día hábil comenzará el conteo regresivo del SLA. 

También es importante estar al tanto de la disponibilidad de inventario; si se crea un pedido pero pasa al estado de pedido pendiente (backorder), no se considera enviado para su procesamiento. Una vez que el inventario esté disponible y el pedido se procese, comenzará el conteo regresivo del SLA. 

Los días festivos de la empresa MasonHub y los fines de semana no se cuentan como días hábiles, y se agregará tiempo adicional al cálculo del SLA para tener en cuenta estos días festivos y fines de semana.

Ventanas de envío

Es crucial que tu pedido se envíe a tiempo para permitir el SLA completo y para que se programe una recolección dentro del sistema de ruteo de tu socio de venta al por mayor. 

Si tu pedido tiene una ventana de envío y una fecha límite de envío (ship before), el cálculo del SLA cuenta hacia atrás desde esa fecha para garantizar que haya suficiente tiempo para completar el pedido. Si solicitas una fecha límite de envío que no permite el tiempo para el SLA calculado, recibirás un mensaje de error y tu pedido no se enviará. 

Servicio de Valor Agregado y tamaño del pedido 

Los servicios de valor agregado (VAS) son actividades personalizadas que se necesitan más allá del proceso estándar de recolección y envío. Esto podría incluir etiquetado de precios (ticketing), embolsado individual (polybagging), desglose por tienda, etiquetado de cajas, etc. Los pedidos que requieran servicios de valor agregado siempre tendrán un SLA mínimo de 5 días, sin importar el tamaño. 

El conteo regresivo del SLA no comenzará hasta que MasonHub haya recibido TODOS los materiales y documentos necesarios para completar el pedido. Por ejemplo: inventario, SOPs, Formulario de Socio Comercial de Venta al Por Mayor, empaques, folletos insertos, etiquetas, boletos de precio, información de desglose, etc.

Método de envío

Incluso en la mayoría de los casos, enviarás los pedidos con las tarifas de MasonHub o la recolección será programada por transporte de carga consolidada (LTL) en la cuenta de tu socio de venta al por mayor. En algunos casos, MasonHub enviará el pedido a través de la cuenta de mensajería de paquetes pequeños del minorista. Si el socio de venta al por mayor está organizando la recolección del pedido o si MasonHub debe enviarlo utilizando su cuenta de mensajería de paquetes pequeños, el método de envío se considera WILL CALL. Utilizarás la etiqueta de pedido WILL CALL al crear el pedido o al enviarlo desde Shopify. Los pedidos WILL CALL, de cualquier tamaño, tienen un SLA mínimo de 5 días para permitir el tiempo necesario para coordinar la recolección. 

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Pedidos EDI

MasonHub tiene una alianza con SPS Commerce, el proveedor líder de soluciones EDI, que nos permite cumplir plenamente con los requisitos de los principales minoristas. Lee la guía de Wholesale Order Management with MasonHub para obtener más información sobre cómo comenzar con minoristas de venta al por mayor que requieren EDI.

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Pronóstico de venta al por mayor (Wholesale Forecast)

Debes enviar un pronóstico de pedidos al por mayor el día 15 de cada mes. Este pronóstico detallará el volumen estimado de venta al por mayor para el mes siguiente. Lee más sobre el pronóstico de volumen aquí. Estos pronósticos son fundamentales para la planificación de capacidad y la asignación de personal del centro de trabajo de venta al por mayor, y MasonHub no garantiza los SLA durante los meses en que no se haya presentado un pronóstico. 

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Solicitudes de contracargos por pedidos al por mayor

Los contracargos de venta al por mayor son penalizaciones financieras impuestas por los proveedores mayoristas cuando ocurre un problema, como envíos incorrectos, productos dañados o documentación faltante. Al proporcionar SOP de venta al por mayor claros, concisos y actualizados, nuestro equipo estará preparado para evitar contracargos. Pero en caso de que ocurran contracargos, las siguientes pautas garantizan que se aborden de inmediato y permiten una investigación y resolución efectivas.

1. Los contracargos deben presentarse dentro de los 90 días posteriores a la fecha de envío. 
2. Se debe proporcionar evidencia suficiente. Esta evidencia incluye fotografías de etiquetas, Conocimientos de Embarque (BOLs), listas de empaque, imágenes de productos o cualquier otra documentación que demuestre la responsabilidad o participación de MasonHub en el problema. 

Al adherirse a estas pautas, MasonHub busca mantener una relación sólida con sus proveedores mayoristas, minimizar los contracargos y mejorar continuamente sus operaciones de cumplimiento para garantizar la precisión, la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Las solicitudes de contracargo deben enviarse por correo electrónico a support@masonhub.co con copia a tu Gerente de Cuenta.