Pronóstico de Volumen

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Descripción General

Un cumplimiento de pedidos (fulfillment) efectivo depende de una preparación exhaustiva, y en MasonHub entendemos la importancia de estar bien preparados para enviar los pedidos de manera eficiente y rápida. Entre los muchos pasos que nuestro equipo realiza a diario, hay un paso significativo que requiere de su colaboración y juega un papel vital en nuestra preparación: el envío de pronósticos de volumen.

Cada mes, solicitamos que nos proporcione un pronóstico de volumen para cada instalación, detallando el volumen de pedidos previsto para el mes siguiente. Este pronóstico sirve como una oportunidad para que su equipo comunique información crucial a MasonHub. Le permite compartir cualquier actualización sobre nuevos productos, requisitos de kitting (ensamblado de kits), solicitudes de manejo especial, entregas entrantes (inbound) y proyecciones de volumen saliente (outbound). Al recibir esta valiosa información de todos nuestros clientes, junto con nuestros propios datos históricos, podemos evaluar con precisión el volumen esperado para cada centro de trabajo.

Comprender estos volúmenes proyectados nos permite tomar decisiones informadas sobre la asignación de personal en nuestros centros de trabajo en el día a día. Influye directamente en cómo asignamos nuestros recursos, garantizando que contemos con el personal y el equipo adecuados para satisfacer las demandas de su negocio. Al proporcionarnos sus pronósticos de volumen, contribuye a la optimización de nuestra eficiencia operativa, permitiéndonos completar los pedidos de manera efectiva y mantener un alto nivel de satisfacción del cliente.

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Cómo Enviar un Pronóstico

Paso 1: Utilice la plantilla Client Forecast Template.xlsx para registrar sus pronósticos para el próximo mes.

Paso 2: Envíe el pronóstico de volumen completado a su Gerente de Cuenta a más tardar el día 15 de cada mes.

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Cómo se Determinan los Pronósticos

Gran parte de la elaboración de pronósticos, especialmente para los pedidos, se basa en datos históricos. Si es un negocio nuevo o tiene productos nuevos, es posible que estos datos aún no estén disponibles, pero existen medidas que puede tomar para desarrollar un pronóstico fundamentado.

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Volumen de Pedidos de Comercio Electrónico (E-commerce)

Para los pedidos, comience analizando su volumen mensual de pedidos de los últimos meses y tome en consideración estos detalles:

• ¿En qué porcentaje ha aumentado mi volumen de pedidos mes a mes? Si este aumento ha sido constante, es razonable asumir un incremento similar el mes siguiente.
• ¿Hay programadas ofertas o promociones? Si hay ofertas o promociones planificadas, el volumen puede ser mayor de lo normal. El aumento de volumen puede ser específico para un conjunto de días, así que asegúrese de compartir las fechas de las promociones junto con su pronóstico.
• ¿Existen pedidos pendientes (backorders) o preventas con un ASN entrante? Si esperamos una entrega para pedidos pendientes o preventas acumuladas, los pedidos se liberarán para procesamiento cuando se reciba el inventario, lo que provocará un aumento repentino en el volumen de pedidos.

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Volumen de Pedidos de Venta al por Mayor (Wholesale)

Colaborar con su socio minorista (retailer) para proporcionar pronósticos de volumen de pedidos al por mayor es esencial para una planificación y gestión de inventario eficaces. Aquí hay algunas formas en las que pueden trabajar juntos:

• Comunicación Regular: Mantenga líneas abiertas de comunicación con su socio minorista mediante reuniones o llamadas periódicas para discutir próximas promociones, campañas de marketing y cualquier cambio que pueda afectar los volúmenes de pedidos. Compartir esta información con anticipación permite a su socio minorista anticipar la demanda y ajustar sus niveles de inventario en consecuencia.
• Intercambio de Datos Históricos: Proporcione a su socio minorista datos de ventas históricos, particularmente para productos de temporada o periodos promocionales. Compartir esta información les ayuda a analizar tendencias y realizar pronósticos de volumen precisos para futuros pedidos.
• Mejora de la Precisión del Pronóstico: Trabajen juntos para mejorar continuamente la precisión de sus pronósticos de volumen. Realicen revisiones periódicas para evaluar la precisión del pronóstico frente a las ventas reales e identificar los factores que puedan haber contribuido a las desviaciones. Al ajustar sus metodologías de pronóstico, puede perfeccionar sus pronósticos de volumen futuros, beneficiando tanto a su negocio como a su socio minorista.
• Herramientas de Pronóstico Colaborativo: Explore la posibilidad de utilizar herramientas de pronóstico colaborativo o plataformas compartidas que permitan visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario y los datos de ventas. Estas herramientas permiten a ambas partes evaluar y analizar la información de manera simultánea, facilitando una mejor coordinación y toma de decisiones en lo que respecta al pronóstico de volumen y la planificación de inventario.

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ASNs

Precisar exactamente cuándo se entregará un envío entrante a MasonHub puede ser un desafío, pero aun así hay mucha información que nos ayuda a estar preparados. Analice los siguientes puntos al anticipar el volumen de ASN entrantes:

• ¿Qué espero recibir durante el mes?
• Asumiendo que no hay retrasos, ¿qué se esperaría recibir cada semana?
• ¿Hay pedidos pendientes (backorders), preventas, kitting u otros proyectos pendientes de esta recepción de mercancía?

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Kitting y Otras Solicitudes Especiales

Comunicar cualquier otro proyecto que prevea permite a su Gerente de Cuenta comenzar a prepararse y responder proactivamente a las preguntas que anticipen. Además, saber cómo se relacionan sus proyectos con los pedidos y los ASN entrantes nos permite ser estratégicos al planificar proyectos en múltiples centros de trabajo.

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Datos de MasonHub

MasonHub trabaja constantemente en la recopilación de datos para optimizar las operaciones y destacar las tendencias. Los datos internos se utilizan junto con el pronóstico proporcionado por la cuenta para tomar decisiones informadas sobre el volumen diario esperado y las necesidades de personal.

Una vez revisados los datos y establecidos los pronósticos, su Gerente de Cuenta se comunicará con usted para presentarle el desglose del pronóstico diario. El pronóstico que se le presente puede variar, ya sea por debajo o por encima, en comparación con el pronóstico que envió. Estas variaciones se atribuyen a la combinación de su pronóstico y el de MasonHub. El pronóstico final debe ser acordado por ambas partes.

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Consecuencias de No Enviar un Pronóstico

Si los pronósticos se reciben después de la fecha límite establecida o no se proporcionan, esto puede resultar en penalizaciones que afecten sus Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs). Específicamente, los SLAs no serán aplicables para los días afectados por un envío tardío de pronóstico o para meses enteros en los que no se envíe ningún pronóstico. Esto significa que no podremos garantizar niveles de servicio específicos durante esos períodos.

Para garantizar el éxito operativo, MasonHub requiere que proporcione su pronóstico a tiempo e indique cuándo están programadas las promociones o ventas, de modo que podamos planificar nuestros recursos en consecuencia para satisfacer la demanda entrante. Nuestro equipo le notificará si consideramos que su pronóstico está por encima o por debajo de las tendencias de datos históricos y trabajará con usted para alinearse en el pronóstico final.

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Envío Tardío de Pronóstico

MasonHub requiere que los pronósticos se envíen a más tardar el día 15 de cada mes para permitir un margen de dos semanas para la revisión de datos y la planificación de personal. Es importante tener en cuenta que los pronósticos enviados después del día 15 tendrán un retraso de dos semanas antes de que sean aplicables.

En términos prácticos, si su pronóstico se envía tarde, por cada día transcurrido después del 15, habrá un día correspondiente en el mes siguiente en el que su Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) estándar no será aplicable. Sin embargo, tenga por seguro que dos semanas después del día en que se envíe su pronóstico, su SLA estándar volverá a ser aplicable.

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Sin Envío de Pronóstico

MasonHub dependerá de sus propios datos de pronóstico de volumen para cualquier mes en el que una cuenta no envíe un pronóstico. Durante ese tiempo, MasonHub no se hace responsable de ningún Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) específico para el pronóstico faltante.

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Pronósticos Inexactos

En la mayoría de los casos, combinar sus datos con la experiencia de MasonHub proporciona pronósticos precisos. Sin embargo, pueden surgir picos y caídas imprevistas, lo que resulta en desviaciones de volumen con respecto al pronóstico planificado. Cuando ocurran tales situaciones, se tomarán las medidas adecuadas para abordarlas de manera eficaz.

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Pronóstico por Debajo de lo Real (Under Forecasted)

El equipo de MasonHub monitorea de cerca su volumen de pedidos en comparación con el pronóstico, particularmente durante periodos promocionales o de rebajas. Si el volumen muestra una tendencia por debajo del pronóstico durante 2 o más días, ajustaremos el volumen pronosticado y alinearemos nuestro personal en consecuencia. Su Gerente de Cuenta lo mantendrá informado sobre estos ajustes y garantizará una comunicación clara.

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Pronóstico por Encima de lo Real (Over Forecasted)

En caso de que el pronóstico acordado sea inferior al volumen real de pedidos diarios, el equipo de MasonHub hará todo lo posible para procesar la mayor cantidad de pedidos posible. Sin embargo, si el volumen supera el pronóstico y genera un retraso acumulado de pedidos (backlog), usted tendrá dos opciones para manejar el exceso de volumen:

• Aprobar Tarifas por Horas Extras: Con su aprobación, MasonHub extenderá las horas de trabajo para eliminar el retraso acumulado y procesar sus pedidos a la brevedad. Tenga en cuenta que las tarifas por horas extras se facturarán de manera adicional a sus tarifas estándar de fulfillment, lo que refleja los recursos y esfuerzos adicionales requeridos.
• Desarrollar un Plan de Recuperación: Su gerente de cuenta colaborará con usted y con nuestro equipo de operaciones para desarrollar un plan a la medida para abordar el retraso acumulado de manera efectiva. Durante este período de recuperación, su Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) estándar no será aplicable a los pedidos retrasados. La duración de la recuperación variará según el excedente de volumen y las circunstancias específicas, pero trabajaremos diligentemente para minimizar cualquier interrupción en su negocio.