Guide de démarrage : Gestion des commandes de gros avec MasonHub

Bienvenue dans le guide de MasonHub sur la gestion des commandes de gros interentreprises (B2B). Que vous travailliez avec de petits détaillants ou de grandes chaînes nationales, comprendre le bon processus de création et de traitement des commandes est essentiel à votre réussite. Ce guide vous présentera les options disponibles pour créer et gérer les commandes de gros avec MasonHub, ainsi que la manière de démarrer efficacement.

Les exemples de commandes de gros incluent les expéditions vers Amazon, Sephora, Blue Mercury, Neiman Marcus, Nordstrom, Walmart, Goop, Anthropologie, Faire, votre propre boutique de vente au détail ou toute autre boutique spécialisée de plus petite taille.

La gestion des commandes de gros est différente de la gestion des commandes de dropship (livraison directe), où un client passe commande sur le site web d’un détaillant et cette commande est transmise à votre boutique en ligne ou à l’OMS de MasonHub, puis traitée et expédiée directement au client par MasonHub. Ce document couvrira uniquement les commandes passées par un détaillant et expédiées en vrac vers son centre de distribution ou son magasin de vente au détail.

Démarrer avec la vente de gros nécessite de communiquer et de vous coordonner avec votre Client Success Manager afin de s’assurer que notre équipe opérationnelle dispose de l’ensemble des SOP (procédures opérationnelles standard) et des exigences requis.

​

1. Gestion des commandes de gros standards sans EDI

Pour les clients qui travaillent avec de plus petits détaillants ou d’autres canaux qui ne requièrent pas d’EDI, MasonHub propose un processus simple de création et de gestion des commandes.

Aperçu du processus

1. Création de la commande : Les commandes peuvent être soumises manuellement dans l’OMS de MasonHub.
2. Traitement : MasonHub reçoit et traite ces commandes en suivant les procédures standards.
3. Expédition : Les commandes sont expédiées conformément aux instructions fournies, MasonHub prenant en charge toute la logistique.

Exemples de commandes sans EDI

• Commandes pour un événement de boutique éphémère (pop-up store)
• Fournitures envoyées à une autre unité commerciale
• Commandes reçues par e-mail ou via des systèmes non standards (hors EDI)

​

2. Comprendre l’EDI et quand il est requis

Qu’est-ce que l’EDI ?

L’échange de données informatisé (EDI) est une méthode standardisée d’échange de documents commerciaux entre entreprises. Il est couramment utilisé par les grands détaillants pour transmettre électroniquement les commandes, les expéditions et les factures.

Quand l’EDI est-il requis ?

L’EDI est généralement requis lors de collaborations avec de grands détaillants tels que :

• Target
• Walmart
• Sephora
• Nordstrom

Ces détaillants exigent une connexion EDI directe pour gérer efficacement les commandes. Si vous prévoyez de faire affaire avec ces grands détaillants ou d’autres similaires, une intégration EDI est souvent indispensable.

Quand l’EDI n’est pas requis

Les commandes de gros standards qui ne nécessitent pas d’EDI sont généralement :

• Envoyées à de plus petits détaillants
• Destinées à vos propres magasins de détail ou boutiques éphémères
• Envoyées à des fournisseurs qui gèrent les commandes manuellement ou par des méthodes non EDI, comme leur propre portail

​

3. Gestion des commandes de gros avec intégration EDI – Démarrer rapidement

Pour les clients travaillant avec de grands détaillants qui exigent l’EDI, MasonHub offre un accompagnement complet pour garantir un traitement fluide des commandes.

Aperçu du processus :

1. Établissement de la connexion EDI
   • Les clients doivent disposer d’une connexion directe avec le détaillant pour la transmission des commandes, des expéditions et des factures EDI.
   • Partenaire recommandé : Nous recommandons d’utiliser SPS Commerce pour la gestion de l’EDI. MasonHub possède une vaste expérience avec SPS Commerce, y compris une intégration directe pour une automatisation future. Votre spécialiste de l’intégration (Onboarding Specialist) ou votre Client Success Manager vous présentera notre Client Success Manager SPS Commerce si vous n’êtes pas déjà en relation avec eux.
2. Démarrer rapidement
   • Téléchargement manuel des commandes : Dans un premier temps, les clients peuvent s’associer à SPS Commerce et utiliser le processus de téléchargement manuel des commandes pour intégrer ces dernières dans le système de MasonHub.
   • Le rôle de MasonHub : Notre équipe opérationnelle utilisera le portail SPS Fulfillment pour créer les avis d’expédition de marchandises (ASN - Advance Shipping Notices) et télécharger les étiquettes. Nous expédierons ensuite les commandes et enverrons l’ASN.
3. Ce dont nous avons besoin de votre part
   • Accès au portail SPS Commerce : Fournissez à l’équipe des opérations de MasonHub un identifiant de connexion à votre portail SPS Commerce.
   • SOP d’emballage et exigences d’acheminement : Fournissez des informations détaillées sur vos procédures opérationnelles standard (SOP) d’emballage et sur toute exigence d’acheminement (routing) spécifique.

Exigences supplémentaires

• Selon le détaillant, des actions supplémentaires peuvent être nécessaires, telles que :
  • L’envoi par e-mail ou la transmission de documents de connaissement (BOL - Bill of Lading)
  • La coordination avec le détaillant pour des instructions spéciales

Remarque : Les clients sont responsables de l’envoi des factures à leurs détaillants.

​

4. Automatisation EDI à long terme avec MasonHub et SPS Commerce

MasonHub offre la possibilité d’une automatisation complète des commandes EDI via notre connexion directe avec SPS Commerce, bien que le calendrier dépende de votre volume de commandes et de la disponibilité des ressources de SPS et de MasonHub. Nous recommandons toujours de commencer rapidement avec la méthode manuelle présentée ci-dessus dans « Gestion des commandes de gros standards sans EDI ». Cela nous permet de commencer à recevoir et à traiter vos commandes EDI dès que l’équipe a examiné les exigences de votre partenaire et ses procédures opérationnelles standard (SOP).

Quand l’automatisation est-elle pertinente ?

L’automatisation du processus de création des commandes dépend du volume de commandes et du moment où SPS et MasonHub disposent des ressources nécessaires pour démarrer le projet. Le processus peut prendre de 4 à 8 semaines, ce qui dépend principalement du fait que vous ayez déjà établi une relation contractuelle avec SPS Commerce et de la réactivité du détaillant et de l’équipe SPS lors des tests de connexion. Des frais mensuels sont également associés à l’établissement, à la création et à la maintenance de l’automatisation.

Contactez votre Client Success Manager si vous souhaitez automatiser le processus de création des commandes EDI pour obtenir plus d’informations sur la pertinence, la disponibilité et les coûts de cette solution. Par exemple, si vous recevez 1 commande d’un détaillant tous les 3 à 4 mois, il n’est pas pertinent de mettre en place l’automatisation.

Options pour approuver les bons de commande (PO) avant de les envoyer à MasonHub

SPS Commerce propose deux options lors de l’établissement de la connexion pour envoyer automatiquement les commandes à MasonHub via notre intégration :

1. Le transfert dynamique (Dynamic forwarding) – cela vous permet d’examiner les bons de commande (PO) dans le portail SPS Commerce et d’effectuer des modifications avant de les approuver. Une fois approuvés, ils seront transmis à MasonHub avec les modifications appliquées.
2. Le transfert automatique (Automatic forwarding) – cela transmet automatiquement le bon de commande tel que le détaillant l’a créé, sans option d’examen ou d’approbation préalable.

Étapes pour automatiser les commandes EDI

Pour les clients travaillant avec des détaillants qui exigent l’automatisation EDI, s’associer à SPS Commerce est une étape essentielle. Voici le processus pour initier l’intégration et les tests afin d’assurer une gestion fluide des commandes entre le détaillant, SPS Commerce et MasonHub.

​

Étape 1 : Évaluation initiale

Tout d’abord, contactez votre Client Success Manager chez MasonHub pour déterminer s’il est pertinent de mettre en œuvre l’automatisation EDI en fonction des besoins de votre entreprise et de vos relations avec les détaillants. Cette évaluation permettra de déterminer si l’intégration apportera de la valeur et s’adaptera à vos opérations actuelles.

​

Étape 2 : Établissement d’une relation avec SPS Commerce

Si l’automatisation s’avère être la bonne voie, vous devrez établir une relation directe avec SPS Commerce. Durant cette phase :

• Responsable de compte SPS Commerce : Dès le début de la relation, un responsable de compte SPS Commerce vous sera attribué pour vous guider tout au long de leur processus d’intégration et faciliter la configuration nécessaire.
• Notification à MasonHub : MasonHub informera également notre responsable de compte SPS Commerce afin de mettre à jour la portée de notre accord et d’inclure l’automatisation pour le détaillant concerné. Cela garantit que les deux parties sont alignées sur les exigences techniques et les attentes du projet.

​

Étape 3 : Coordination avec le détaillant

SPS Commerce lancera ensuite un projet avec le détaillant et son équipe pour commencer à configurer et à tester la connexion EDI. Le contact SPS du client travaillera directement avec le détaillant pour gérer cette configuration, s’assurant que le détaillant est prêt à transmettre les documents EDI, tels que les bons de commande (PO), via le système de SPS Commerce.

​

Étape 4 : Tests du détaillant et de SPS

Une fois que SPS Commerce aura reçu un bon de commande de test de la part du détaillant, ils le transmettront via leur système à MasonHub. Cela marque le début du processus de tests d’intégration entre SPS Commerce et MasonHub.

​

Étape 5 : Tests d’intégration entre SPS et MasonHub

Le chef de projet de MasonHub lancera alors le processus de tests d’intégration :

1. Configuration du compte : MasonHub configurera votre compte dans notre système pour gérer les données EDI spécifiques au détaillant.
2. Exécution de commandes de test : MasonHub traitera le bon de commande de test à travers divers scénarios de test afin de s’assurer que la commande circule correctement depuis le détaillant, via SPS Commerce, jusqu’au système de MasonHub.
3. Considérations de développement : Pendant les tests, un développement peut s’avérer nécessaire du côté de SPS Commerce ou de MasonHub afin de faire correspondre (mapping) les documents EDI spécifiques du détaillant aux spécifications de notre système. Cette étape est cruciale pour s’assurer que les commandes sont créées avec précision et conformément aux exigences du détaillant.

​

Étape 6 : Calendrier et considérations

L’ensemble du processus, de la configuration aux tests, prend généralement de 4 à 8 semaines. Ce calendrier dépend souvent de :

• La réactivité du détaillant : Les détaillants doivent être réactifs et disponibles pour lancer les tests et répondre aux questions qui surviennent au cours du processus.
• Des exigences techniques : Dans certains cas, des développements supplémentaires peuvent être nécessaires pour assurer une correspondance correcte du format EDI du détaillant avec le système de MasonHub.

​

5. Gestion des intégrations EDI avec les systèmes ERP

Pour les clients utilisant des systèmes ERP tels que NetSuite ou Cin7 pour gérer leurs opérations commerciales, les intégrations EDI ajoutent un niveau de complexité qui requiert une planification et une exécution minutieuses. Les exigences et les étapes de l’intégration varieront en fonction de votre configuration actuelle avec le détaillant et votre système ERP.

​

ERP connecté au détaillant via SPS Commerce

Si votre système ERP est déjà connecté au détaillant via SPS Commerce :

1. Création de la commande : Un développement ERP est nécessaire pour se connecter à l’API de MasonHub afin de créer des commandes.
2. Génération d’étiquettes et création d’ASN :
   • Le rôle de MasonHub : Notre équipe peut accéder au portail SPS Fulfillment pour récupérer les étiquettes d’expédition et générer l’ASN (avis d’expédition de marchandises).
   • Flux de données : Cependant, pour renvoyer les données de l’ASN au détaillant, un développement est requis pour connecter votre système ERP à SPS Commerce pour cette tâche spécifique afin de renvoyer l’ASN au détaillant.
3. Exigences de développement :
   • Connexion ERP vers SPS : Cela impliquera des travaux de développement pour établir un lien entre votre système ERP et SPS Commerce, garantissant que les données ASN soient correctement renvoyées au détaillant.
   • ERP vers API MasonHub : Cela nécessitera un développement tiers pour connecter votre ERP à l’API de MasonHub.
   • Coordination : Ce processus nécessitera une collaboration entre votre fournisseur d’ERP, SPS Commerce et MasonHub.
   • Cadrage et estimation : Ce processus est soumis à une étude de cadrage, et nous fournirons une estimation du calendrier et des coûts impliqués en fonction de votre configuration et de vos exigences spécifiques.

​

Conclusion

La gestion des commandes de gros avec MasonHub est conçue pour être flexible et efficace, que vous traitiez des commandes standards ou des exigences EDI complexes. En suivant les processus décrits, vous pouvez garantir le bon déroulement de vos opérations et vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Pour toute question supplémentaire ou pour commencer le processus de configuration, veuillez contacter votre Client Success Manager MasonHub.