Onboarding and Creating Wholesale Orders, Ship Windows, SLAs, and More

La vente en gros (wholesale) consiste à vendre des stocks en grandes quantités à des détaillants qui vendent ensuite directement à leurs clients. Généralement, les commandes de gros sont préparées en vrac et expédiées directement à un détaillant. Traditionnellement, les commandes de gros sont expédiées à :

• Des détaillants (Target, Nordstrom, etc.)
• Des boutiques
• Des plateformes de commerce électronique (Amazon)
• Votre propre point de vente
• Des boutiques éphémères (pop-up shops) et des événements presse

La plupart des détaillants ont leurs propres directives de livraison entrante afin de simplifier la réception des stocks dans leurs magasins. Ces directives définissent la manière dont les expéditions doivent être emballées, étiquetées et préparées pour le transport. Il peut s’avérer complexe de répondre à toutes ces exigences, en particulier pour des volumes aussi importants. C’est là qu’interviennent des partenaires logistiques comme MasonHub — nous jouons un rôle clé dans le processus de préparation pour assurer un flux fluide entre votre fournisseur et vos partenaires détaillants.

En plus des commandes de gros mentionnées ci-dessus, il peut arriver qu’une commande e-commerce traditionnelle soit passée pour une quantité qu’il est préférable de confier à notre équipe wholesale. Par conséquent, les commandes clients contenant 30 unités ou plus seront automatiquement orientées vers l’équipe wholesale, dont l’équipe et l’espace sont équipés pour traiter les commandes volumineuses.

​

Création de commandes de gros (Wholesale)

Les commandes de gros étant plus volumineuses et nécessitant généralement un traitement supplémentaire, il est essentiel qu’elles soient créées dans la plateforme de MasonHub avec le type de commande Order Type: Wholesale.

Cela peut être réalisé de la manière suivante :

• En créant la commande dans le MH OMS avec Order Type: Wholesale
• En utilisant le formulaire d’importation de commandes du MH OMS avec order_type: wholesale
• En utilisant le tag de commande WHOLESALE lors de la création de commandes dans Shopify
• En définissant l’order_type comme wholesale via l’API MasonHub
• Les commandes clients contenant 30 unités ou plus sont automatiquement mises à jour avec le type Order Type: Wholesale et facturées en conséquence

Les commandes en dropship (où le détaillant vend votre produit sur son site web mais où MasonHub prépare et expédie la commande) doivent utiliser le type Order Type: Dropship, et non Wholesale.

Avant de pouvoir soumettre des commandes de gros, un formulaire d’intégration de gros (Wholesale Onboarding Form) doit être soumis pour chaque nouveau détaillant. Vous êtes également responsable de fournir à MasonHub un document SOP (Standard Operating Procedure) pour chaque partenaire commercial de gros, résumant les exigences relatives à l’emballage, à l’acheminement et à l’expédition des commandes. Ce document doit être soumis 6 semaines avant la date prévue pour le premier envoi vers le nouveau détaillant.

Intégration de gros et SOPs

Les SOPs de gros doivent être soumises au moins 6 semaines avant que MasonHub ne puisse commencer à expédier vers votre partenaire commercial de gros. Vos SOPs doivent inclure les éléments suivants :

• L’EDI est-il requis ?
• Détails sur les pénalités financières (chargebacks)
• Lien vers le guide d’acheminement (routing guide) du vendeur
• URLs et identifiants de connexion
• Exigences en matière d’étiquetage des produits et des cartons
• Durée de conservation minimale (shelf life) pour les SKUs ayant une date d’expiration ou de durabilité minimale

Ces informations doivent vous être fournies par le détaillant bien avant l’expédition des commandes, et il est de votre responsabilité de communiquer ces exigences à votre spécialiste de l’intégration (Onboarding Specialist) ou à votre responsable de compte (Account Manager).

Toutes les exigences doivent être détaillées dans les SOPs de gros pour chaque partenaire commercial de gros, résumant les exigences d’emballage, d’acheminement et d’expédition des commandes. MasonHub ne complétera ni ne mettra à jour les exigences ou la SOP à votre place, car il est important que les deux parties comprennent les exigences et les risques de pénalités.

Dès réception des documents, votre spécialiste de l’intégration ou votre responsable de compte examinera les exigences avec l’équipe MasonHub et vous recontactera en cas de questions, passera en revue les ajustements de tarifs (le cas échéant) et s’assurera que l’équipe est formée. Après examen, ils vous communiqueront les tags de service à valeur ajoutée (VAS) requis lors de la création des commandes et planifieront un moment pour passer en revue ensemble toute la documentation et les processus mis à jour avant de commencer les expéditions.

​

Services à valeur ajoutée (Value Added Services)

Les tags de service à valeur ajoutée (VAS) sont utilisés pour indiquer les instructions de colisage de la SOP qui s’appliquent à votre commande de gros. Vos tags VAS requis vous seront fournis par votre spécialiste de l’intégration ou votre responsable de compte.

Par exemple, si vous commencez à expédier des commandes de gros à Nordstrom, le tag VAS WS_Nordstrom sera configuré sur votre compte pour indiquer que nous devons suivre la SOP Nordstrom que vous avez fournie. Vous serez alors responsable d’appliquer ce tag à toutes les commandes Nordstrom. Si le tag VAS n’est pas ajouté, notre équipe ne saura pas qu’elle doit suivre les SOPs de Nordstrom, ce qui pourrait entraîner des pénalités de la part du détaillant, pour lesquelles MasonHub ne pourra pas être tenu responsable.

Si votre commande de gros ne nécessite aucun traitement particulier ou suivi de SOP spécifique, elle ne nécessite pas de tag VAS.

​

Fenêtres d’expédition (Ship Windows)

Certains détaillants ou partenaires commerciaux de gros vous fourniront un calendrier convenu pour l’expédition et la réception des commandes. C’est ce qu’on appelle une fenêtre d’expédition (ship window), qui peut être une période spécifique ou une plage de dates. Il est important de communiquer les informations relatives à la fenêtre d’expédition car certains détaillants imposent des pénalités financières pour les expéditions tardives ou retardées. Ces pénalités peuvent affecter votre rentabilité, celle de MasonHub, ainsi que la relation avec le détaillant. En expédiant dans la fenêtre convenue, le fournisseur évite ces sanctions et maintient un partenariat commercial positif. Si votre commande comporte une fenêtre d’expédition, celle-ci doit être incluse lors de la création de la commande sur la plateforme de MasonHub.

Les commandes de gros provenant de Shopify ne prennent pas en charge les fenêtres d’expédition pour le moment. Si une fenêtre d’expédition est requise pour une commande provenant de Shopify, vous devez mettre à jour la commande manuellement dans le MH OMS immédiatement après sa création, ou ouvrir un ticket d’assistance pour informer l’équipe MH de la fenêtre d’expédition.

Vous pouvez voir deux spécifications différentes de fenêtre d’expédition :

• Ship After (Expédier après) est la première date à laquelle la commande peut être expédiée ou planifiée pour enlèvement
• Ship Before (Expédier avant) est la date d’annulation (cancel date), c’est-à-dire la toute dernière date à laquelle la commande peut être expédiée ou enlevée

Bien souvent, il n’est pas possible de planifier un enlèvement dans les 1 à 2 jours précédant la date d’annulation. Il est donc crucial de créer les commandes de gros en prévoyant un délai suffisant pour l’exécution de la commande. Il est également essentiel de prendre en compte l’accord de niveau de service (SLA) correspondant à la taille de votre commande de gros.

​

SLAs pour les commandes de gros (Wholesale SLAs)

Les commandes de gros bénéficient d’un SLA de 3 jours, 5 jours ou d’un SLA personnalisé en fonction des caractéristiques uniques de la commande. Le MH OMS de MasonHub analyse la date et l’heure de soumission de la commande, la disponibilité des stocks, la taille, les fenêtres d’expédition, les traitements spéciaux et le type d’expédition pour déterminer le temps total requis pour préparer la commande avec précision. Après avoir saisi les détails de votre commande et l’avoir soumise pour traitement, vous pourrez visualiser la date limite d’expédition (Ship By date) sur la page Orders & Shipments de l’OMS.

De nombreux facteurs influent sur les SLAs des commandes de gros, il est donc important de toujours prévoir un délai d’exécution suffisant. Découvrez tous les facteurs de commande ci-dessous.

Heure de soumission de la commande

Si une commande est soumise avant midi (heure locale de l’entrepôt qui prépare la commande), le jour de soumission comptera comme le premier jour (jour 1) du SLA. Si la commande est soumise après midi (heure locale de l’entrepôt), le compte à rebours du SLA commencera le jour ouvrable suivant.

Il est également important de prêter attention à la disponibilité des stocks : si une commande est créée mais passe en statut de rupture de stock (backorder), elle n’est pas considérée comme soumise pour préparation. Le compte à rebours du SLA commencera dès que le stock sera disponible et que la commande sera soumise.

Les jours fériés de l’entreprise MasonHub et les week-ends ne sont pas comptés comme des jours ouvrables, et un délai supplémentaire sera ajouté au calcul du SLA pour en tenir compte.

Fenêtres d’expédition

Il est essentiel que votre commande soit soumise à temps pour permettre le respect complet du SLA et pour qu’un enlèvement puisse être planifié dans le système d’acheminement de votre partenaire de gros.

Si votre commande comporte une fenêtre d’expédition et une date limite d’expédition (ship before), le calcul du SLA s’effectue à rebours à partir de cette date pour s’assurer qu’il y a assez de temps pour finaliser la commande. Si vous demandez une date limite d’expédition qui ne laisse pas le temps d’appliquer le SLA calculé, vous recevrez un message d’erreur et votre commande ne sera pas soumise.

Service à valeur ajoutée (VAS) et taille de la commande

Les services à valeur ajoutée (VAS) sont des activités personnalisées requises au-delà du processus standard de prélèvement et d’expédition. Cela peut inclure l’étiquetage de prix (ticketing), l’emballage individuel (polybagging), la répartition par magasin, l’étiquetage des cartons, etc. Les commandes nécessitant des services à valeur ajoutée auront toujours un SLA minimum de 5 jours, quelle que soit leur taille.

Le compte à rebours du SLA ne commencera pas tant que MasonHub n’aura pas reçu TOUS les éléments et documents nécessaires à la finalisation de la commande. Ex. stock, SOPs, formulaire de partenaire commercial de gros, emballages, encarts publicitaires, étiquettes, tickets, informations de répartition, etc.

Mode d’expédition

Dans la plupart des cas, vous expédierez les commandes selon la grille tarifaire de MasonHub ou l’enlèvement sera planifié par transporteur de lots partiels (LTL) sur le compte de votre partenaire de gros. Dans certains cas, MasonHub expédiera la commande via le compte de transport de petits colis du détaillant. Si le partenaire de gros organise l’enlèvement de la commande ou si MasonHub doit l’expédier sur son compte de transport de petits colis, le mode d’expédition est considéré comme WILL CALL (mise à disposition). Vous utiliserez le tag de commande WILL CALL lors de la création de la commande ou lors de l’envoi depuis Shopify. Les commandes WILL CALL, quelle que soit leur taille, ont un SLA minimum de 5 jours pour laisser le temps de coordonner l’enlèvement.

​

Commandes EDI

MasonHub a un partenariat avec SPS Commerce, le principal fournisseur de solutions EDI, ce qui nous permet d’être pleinement conformes avec les plus grands détaillants. Consultez le guide Wholesale Order Management with MasonHub pour plus d’informations sur la façon de démarrer avec les détaillants de gros qui requièrent l’EDI.

​

Prévisions de gros (Wholesale Forecast)

Vous devez soumettre une prévision de commandes de gros le 15 de chaque mois. Cette prévision doit décrire le volume de gros anticipé pour le mois suivant. Pour en savoir plus sur les prévisions de volume, cliquez ici. Ces prévisions sont essentielles pour la planification de la capacité et du personnel de l’espace de travail de gros, et MasonHub ne garantit pas les SLAs durant les mois où aucune prévision n’a été soumise.

​

Demandes de remboursement de pénalités de gros (Wholesale Chargebacks)

Les pénalités de gros (chargebacks) sont des sanctions financières imposées par les acheteurs de gros lorsqu’un problème survient, tel que des expéditions incorrectes, des produits endommagés ou des documents manquants. En fournissant des SOPs de gros claires, concises et à jour, notre équipe sera armée pour éviter les pénalités. En cas de pénalité financière, les directives suivantes permettent de s’assurer que les contestations soient traitées rapidement et de manière efficace pour enquête et résolution.

1. Les contestations de pénalités doivent être soumises dans un délai de 90 jours à compter de la date d’expédition.
2. Des preuves suffisantes doivent être fournies. Ces preuves incluent des photographies d’étiquettes, des connaissements (BOLs), des bons de livraison, des images de produits ou tout autre document démontrant la responsabilité ou l’implication de MasonHub dans le problème.

En respectant ces directives, MasonHub vise à maintenir un partenariat solide avec ses vendeurs de gros, à minimiser les pénalités et à améliorer continuellement ses opérations de préparation afin de garantir précision, efficacité et satisfaction client.

Les demandes de contestation de pénalités doivent être soumises par e-mail à support@masonhub.co en mettant votre responsable de compte en copie.