Cómo crear ASNs de envíos entrantes con más de una referencia de orden de compra

Para que su envío entrante, o ASN (Advanced Shipment Notification), se considere una recepción conforme, debe seguir nuestra Guía de ruteo y estar claramente etiquetado con el ASN ID en la caja, BOL (conocimiento de embarque), listas de empaque y etiquetas.

El ASN ID es el identificador de cliente para su envío entrante que nuestro equipo utiliza principalmente para buscar su envío entrante físico y asociarlo con el ASN en nuestro sistema para su recepción. Debe ingresar el ASN ID como el customer_identifier en la plantilla de carga de ASN.

Ofrecemos soporte para un campo de referencia adicional, Customer Purchase Order ID, en el encabezado del ASN que también puede ser utilizado para ayudar a nuestro equipo a identificar y asociar el envío entrante con el ASN en nuestro sistema, así como para su propia referencia. Debe ingresar el Customer Purchase Order ID como el customer_purchase_order_id en la plantilla de ASN.

El ASN ID es obligatorio en el inventario físico, pero si la etiqueta o la lista de empaque se dañan o resultan ilegibles por alguna razón, el Customer Purchase Order ID puede ayudarnos como una vía secundaria para identificar el envío.

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Escenarios en los que consolida POs en más de un envío

Sin embargo, existen escenarios donde puede tener múltiples órdenes de compra incluidas en el mismo envío del proveedor o estar trabajando con un consolidador que agrupa su inventario de diferentes proveedores y lo envía todo en un solo ASN a MasonHub. En este escenario, cuando tiene múltiples Box IDs diferentes, debe usar el campo box_ids en la carga de ASN, el cual está mapeado a la línea de artículo para cada SKU en el ASN.

• Cuando tiene una relación de orden de compra a ASN de 1:1 en un envío entrante, use el campo Purchase Order Name en el ASN. Si no tiene un número de PO para el envío, entonces está bien usar el ASN ID para ambos.

Las paletas y cajas de este ASN estarán todas etiquetadas con el mismo número de ASN y el mismo Purchase Order ID. No hay necesidad de usar la columna Box IDs.

• Cuando tiene una relación de muchas POs a 1 ASN en un envío entrante, use el campo Box IDs en el ASN.

Las agrupaciones de colores muestran que cada caja estará etiquetada con el customer_identifier del ASN, así como con el Purchase Order ID que ha indicado en la columna box_ids. Por ejemplo, la PO100 puede venir en muchas cajas, pero cada una de ellas se agrupará en la paleta e incluirá una etiqueta con el ASN ID SH-1812-18845 y el número de PO PO 100.

• Si un SKU está en más de una PO en el envío, incluya solo 1 línea de artículo para la suma del SKU y enumere las POs como una lista separada por comas en el archivo CSV.

SKU-ID-1 se compró en dos POs separadas y se empacará en diferentes cajas con diferentes etiquetas, indicando cada número de ASN y PO. Por ejemplo, una caja estará etiquetada con el ASN SH-1812-18845 y el número de PO PO100. La otra caja estará etiquetada con el ASN SH-1812-18845 y el número de PO PO125.

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Cómo utiliza nuestro equipo estos IDs de referencia para buscar su ASN

Nuestro equipo de recepción primero buscará en nuestro OMS su ASN ID para encontrar el ASN a recibir cuando llegue su inventario. Si no lo encuentran en el sistema, buscarán un ID secundario en las etiquetas de las paletas, las etiquetas de las cajas y la lista de empaque. Buscarán este ID secundario en el campo Purchase Order o en el campo Box ID para intentar encontrar su ASN.

Si su ASN no puede ser localizado en nuestro sistema utilizando ninguno de estos métodos, se marcará en el muelle de recepción y alguien se pondrá en contacto con su equipo para informarle que necesita crear un ASN o para ayudarnos a identificar con cuál coincide. Luego, el ASN se marcará como no conforme e incurrirá en las tarifas correspondientes.

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Archivo de ejemplo para comenzar

Haga clic aquí para descargar un archivo con los ejemplos anteriores que le servirá de guía al crear ASNs para cargar en el OMS de MasonHub.