Lot & Expiration Date Management

Le suivi des numéros de lot et des dates d’expiration sont des éléments importants de la gestion des stocks. Ils permettent aux entreprises d’avoir un meilleur contrôle sur leur inventaire, de réduire le gaspillage et de s’assurer qu’elles vendent des produits sûrs et efficaces. En suivant les numéros de lot et les dates d’expiration, les entreprises peuvent identifier et isoler les lots de produits qui approchent de leur date d’expiration ou l’ont dépassée.

Si la gestion des lots et des dates d’expiration est activée :

• Les numéros de lot et les dates d’expiration sont enregistrés lors de la réception de votre inventaire, ainsi que sur les expéditions sortantes et notés dans les commandes.
• Vous pouvez demander un rapport contenant les données d’inventaire disponibles suivies par lot/expiration.

Comment activer la gestion des lots et des dates d’expiration :

Cette fonctionnalité doit être activée par l’équipe MasonHub et doit être configurée lors de l’intégration (onboarding) avant votre première réception. Il est important d’indiquer lors du cycle de vente et de l’intégration quels SKUs nécessitent un suivi des lots et des dates d’expiration.

Si un stock arrive étiqueté avec un numéro de lot ou une date d’expiration alors que votre compte n’est pas configuré pour ce suivi, votre stock sera mis en attente et ne sera pas réceptionné tant que nous n’aurons pas reçu la confirmation que nous devons configurer votre compte en conséquence. Cela entraînera des frais de non-conformité et le non-respect des SLA standards.

Comment le stock doit-il être étiqueté ?

Produits consommables (Alimentation, OTC, compléments alimentaires) suivis par lot et expiration

• Doivent avoir le lot ET la date d’expiration sur chaque carton
• Doivent avoir le lot ET la date d’expiration sur chaque unité
• Tous les produits d’un carton doivent avoir le même lot/la même expiration. Pas de cartons avec des lots/expirations mixtes.

Produits non consommables suivis par lot

• Doivent avoir le lot sur chaque carton et unité
• Doivent avoir une date de durabilité minimale ou de fin de vie sur le carton
• Tous les produits d’un carton doivent avoir le même numéro de lot. Pas de cartons avec des lots mixtes.

Les comptes intégrés après le 1er mai 2023 sont tenus de respecter les exigences d’étiquetage des lots et des dates d’expiration et sont soumis à des frais de non-conformité. Les comptes intégrés avant le 1er mai 2023 peuvent en être exemptés.

Exemple d’étiquette de carton pour les produits suivis par lot ou date d’expiration

Que se passe-t-il lorsque le stock n’est pas étiqueté correctement ?

Le stock arrive sans étiquetage de lot ou de date d’expiration, alors qu’il devrait l’être selon les exigences de votre SOP (procédure standard)

• La réception est considérée comme non conforme et ne respecte pas les SLA standards
• Le stock sera mis en attente et ne sera pas réceptionné tant que nous n’aurons pas confirmation des numéros de lot et/ou des dates d’expiration
• Des frais supplémentaires applicables s’appliqueront (main-d’œuvre, matériel, stockage, etc.)

Le stock suivi par lot arrive et ne présente pas de date de durabilité minimale ou de fin de vie sur le carton d’origine (master carton)

• MasonHub appliquera une durée de conservation de 12 mois à tous les produits suivis par lot qui sont réceptionnés

Que se passe-t-il lorsque les produits expirent ou que la date de durabilité minimale/fin de vie est atteinte ?

Idéalement, le stock doit être vendu avant sa fin de vie, mais si ce n’est pas le cas, les comptes doivent gérer leur stock suivi par lot/expiration et demander le retrait du produit en fonction de leurs exigences spécifiques de liste de retrait. De plus, MasonHub examine le stock mensuellement pour s’assurer qu’aucun produit expiré ne reste dans le stock actif.

• Les produits expirés et en fin de vie seront déplacés vers un statut non prélevable (non-pickable), les rendant indisponibles pour toute nouvelle commande
• Les produits expirés et en fin de vie seront éloignés des marchandises vendables
• Les comptes doivent soumettre une demande de mise au rebut ou de don du produit avant qu’il n’expire ou une fois qu’il a été déplacé vers le statut non prélevable
  • Les comptes sont responsables de l’organisation de la mise au rebut ou du don via un tiers
• Les frais applicables pour la main-d’œuvre et le matériel seront appliqués

Si une date de durabilité minimale ou de fin de vie est atteinte mais que le produit a en réalité une durée de vie plus longue, vous pouvez demander la mise à jour du produit

• Vous devez soumettre une demande à support@masonhub.co incluant le(s) SKU(s) et la ou les dates de durabilité minimale ou de fin de vie mises à jour
• MasonHub réétiquettera tous les cartons d’origine avec les informations mises à jour
• MasonHub mettra à jour le statut du produit et les dates de durabilité minimale ou de fin de vie dans l’OMS
• Les frais applicables pour la main-d’œuvre et le matériel seront appliqués

Comment les produits suivis par lot et/ou date d’expiration sont-ils retournés ?

Les retours sont traités selon les SOP standards du compte avec l’étape supplémentaire de vérification et de saisie de la date d’expiration ou du lot.

• Si le produit n’est pas adapté à la revente ou est expiré, il sera réceptionné comme endommagé
• Si l’information de lot ou d’expiration est manquante sur un retour, le produit sera réceptionné comme endommagé
• Si le produit est adapté à la revente, ses informations de lot/expiration seront mises à jour et il sera réintégré dans le stock actif avec les articles similaires

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Consulter le lot et la date d’expiration sur la commande de votre client

S’ils sont suivis, le système de gestion des commandes (OMS) de MasonHub affichera le lot et/ou la date d’expiration à côté de l’article expédié sur la page de la commande.

Vous pouvez également exporter ces données à partir de votre filtre de recherche sur la page Orders & Shipments.

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Rapport de solde de stock (Inventory Balance Report)

Sur demande, nous pouvons planifier un rapport envoyé par e-mail qui indique le stock physique et disponible avec le lot et la date d’expiration.

• Peut être envoyé quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement
• Envoyé à une adresse e-mail de votre entreprise. Il est recommandé de configurer une liste de diffusion

Contactez votre Account Manager si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité.