Volume Forecasting

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Aperçu 

Une exécution efficace repose sur une préparation minutieuse, et chez MasonHub, nous comprenons l’importance d’être bien préparés pour expédier les commandes de manière efficace et rapide. Parmi les nombreuses étapes que notre équipe franchit quotidiennement, il y a une étape importante qui requiert votre contribution et joue un rôle essentiel dans notre préparation : la soumission des prévisions de volume.

Chaque mois, nous vous demandons de nous fournir une prévision de volume pour chaque site, décrivant votre volume de commandes prévu pour le mois à venir. Cette prévision est l’occasion pour votre équipe de communiquer des informations cruciales à MasonHub. Elle vous permet de partager toute mise à jour concernant les nouveaux produits, les exigences de kitting (constitution de kits), les demandes de traitement spécial, les livraisons entrantes et les projections de volumes sortants. En recevant ces informations précieuses de la part de tous nos clients, associées à nos propres données historiques, nous pouvons évaluer avec précision le volume attendu pour chaque centre de travail. 

La compréhension de ces volumes projetés nous permet de prendre des décisions éclairées concernant la dotation en personnel de nos centres de travail au jour le jour. Elle influence directement la façon dont nous allouons nos ressources, garantissant que nous disposons du personnel et des équipements appropriés pour répondre aux exigences de votre activité. En nous fournissant vos prévisions de volume, vous contribuez à l’optimisation de notre efficacité opérationnelle, nous permettant de traiter les commandes efficacement et de maintenir un niveau élevé de satisfaction client.

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Comment soumettre une prévision 

Étape 1 : Utilisez le Client Forecast Template.xlsx pour enregistrer vos prévisions pour le mois à venir.

Étape 2 : Soumettez la prévision de volume complétée à votre Account Manager au plus tard le 15 de chaque mois.

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Comment les prévisions sont déterminées 

Une grande partie des prévisions, en particulier pour les commandes, est basée sur des données historiques. Si vous êtes une nouvelle entreprise ou si vous proposez de nouveaux produits, ces données ne sont peut-être pas encore disponibles, mais vous pouvez prendre des mesures pour élaborer une prévision réfléchie. 

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Volume de commandes e-commerce 

Pour les commandes, commencez par examiner votre volume de commandes mensuel au cours des derniers mois et prenez en considération ces détails : 

• De quel pourcentage mon volume de commandes a-t-il augmenté mois après mois ? Si cette augmentation a été régulière, il est raisonnable de supposer une augmentation similaire le mois suivant. 
• Des ventes ou des promotions sont-elles prévues ? Si des ventes ou des promotions sont planifiées, le volume peut être plus élevé que la normale. L’augmentation de volume pouvant être spécifique à un ensemble de jours, veillez à partager les dates de vente avec votre prévision.
• Y a-t-il des commandes en attente (backorders) ou des préventes associées à un ASN entrant ? Si nous attendons une livraison pour des commandes en attente ou des préventes en cours, les commandes seront débloquées lors de la réception du stock, ce qui entraînera une hausse du volume de commandes. 

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Volume de commandes Wholesale (Vente en gros) 

Collaborer avec votre partenaire de vente au détail pour fournir des prévisions de volume de commandes en gros est essentiel pour une planification et une gestion des stocks efficaces. Voici quelques pistes de collaboration :

• Communication régulière : Maintenez des lignes de communication ouvertes avec votre partenaire de vente au détail grâce à des réunions ou des appels réguliers pour discuter des promotions à venir, des campagnes marketing et de tout changement susceptible d’avoir un impact sur les volumes de commandes. Le partage de ces informations à l’avance permet à votre partenaire d’anticiper la demande et d’ajuster ses niveaux de stock en conséquence.
• Partage des données historiques : Fournissez à votre partenaire de vente au détail des données de ventes historiques, en particulier pour les produits saisonniers ou les périodes promotionnelles. Le partage de ces informations l’aide à analyser les tendances et à réaliser des prévisions de volume précises pour les commandes futures.
• Amélioration de la précision des prévisions : Travaillez ensemble pour améliorer continuellement la précision de vos prévisions de volume. Effectuez des examens réguliers pour évaluer la précision des prévisions par rapport aux ventes réelles et identifier les facteurs ayant pu contribuer aux écarts. En ajustant vos méthodologies de prévision, vous pouvez affiner vos futures prévisions de volume, au bénéfice de votre entreprise et de votre partenaire.
• Outils de prévision collaboratifs : Explorez la possibilité d’utiliser des outils de prévision collaboratifs ou des plateformes partagées qui permettent une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock et les données de vente. Ces outils permettent aux deux parties d’évaluer et d’analyser les informations simultanément, facilitant une meilleure coordination et prise de décision en matière de prévision des volumes et de planification des stocks.

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ASNs 

Déterminer avec précision le moment où une expédition entrante sera livrée à MasonHub peut être difficile, mais de nombreuses informations nous aident néanmoins à nous préparer. Réfléchissez aux points suivants lorsque vous anticipez le volume d’ASN entrants :

• Qu’est-ce que je prévois de recevoir au cours du mois ? 
• En l’absence de retards, à quoi faut-il s’attendre chaque semaine ? 
• Y a-t-il des commandes en attente, des préventes, du kitting ou d’autres projets suspendus à cette réception ? 

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Kitting et autres demandes spéciales 

La communication de tout autre projet que vous anticipez permet à votre Account Manager de commencer à se préparer et de répondre proactivement aux questions qu’il anticipe. De plus, savoir comment vos projets sont liés aux commandes et aux ASN entrants nous permet d’être stratégiques dans la planification des projets sur plusieurs centres de travail. 

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Données de MasonHub

MasonHub s’efforce constamment de collecter des données afin de rationaliser les opérations et de mettre en évidence les tendances. Les données internes sont utilisées en conjonction avec la prévision fournie par le compte pour prendre des décisions éclairées sur le volume quotidien attendu et les besoins en personnel. 

Une fois les données examinées et les prévisions établies, votre Account Manager communiquera avec vous le détail des prévisions quotidiennes. La prévision qui vous est présentée peut varier, à la hausse ou à la baisse, par rapport à celle que vous avez soumise. Ces écarts sont attribués à la combinaison de votre prévision et de celle de MasonHub. La prévision finale doit être acceptée par les deux parties. 

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Non-soumission d’une prévision 

Si les prévisions sont reçues après la date limite désignée ou ne sont pas fournies, cela peut entraîner des pénalités affectant vos accords de niveau de service (SLA). Plus précisément, les SLA ne seront pas applicables pour les jours touchés par une soumission tardive de prévisions ou pour les mois entiers lorsqu’aucune prévision n’est soumise. Cela signifie que nous ne serons pas en mesure de garantir des niveaux de service spécifiques pendant ces périodes.

Pour garantir le succès opérationnel, MasonHub vous demande de fournir vos prévisions à temps et d’indiquer les dates des ventes prévues, afin que nous puissions planifier nos ressources en conséquence pour répondre à la demande entrante. Notre équipe vous informera si elle estime que votre prévision est surévaluée ou sous-évaluée sur la base des données de tendances historiques, et travaillera avec vous pour s’accorder sur la prévision finale.

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Soumission tardive des prévisions

MasonHub exige que les prévisions soient soumises au plus tard le 15 de chaque mois afin de permettre une période de deux semaines pour l’examen des données et la planification du personnel. Il est important de noter que les prévisions soumises après le 15 connaîtront un délai de deux semaines avant de devenir applicables.

En termes pratiques, si votre prévision est soumise en retard, pour chaque jour au-delà du 15, il y aura un jour correspondant le mois suivant au cours duquel votre accord de niveau de service (SLA) standard ne s’appliquera pas. Cependant, soyez rassuré : deux semaines après le jour de la soumission de votre prévision, votre SLA standard s’appliquera à nouveau.

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Absence de soumission de prévisions

MasonHub s’appuiera sur ses propres données de prévision de volume pour tout mois pour lequel un compte ne soumet pas de prévision. Pendant cette période, MasonHub n’est pas responsable des accords de niveau de service (SLA) spécifiques liés à la prévision manquante. 

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Prévisions inexactes

Dans la plupart des cas, la combinaison de vos données avec l’expertise de MasonHub permet d’obtenir des prévisions précises. Cependant, des pics et des baisses imprévus peuvent survenir, entraînant des écarts de volume par rapport à la prévision planifiée. Lorsque de telles situations se produisent, des mesures appropriées seront prises pour y remédier efficacement.

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Sous-estimé (Sous-prévision) 

L’équipe de MasonHub surveille de près votre volume de commandes par rapport aux prévisions, en particulier pendant les périodes promotionnelles ou de vente. Si le volume tend à être inférieur aux prévisions pendant 2 jours ou plus, nous ajusterons le volume prévu et adapterons nos effectifs en conséquence. Votre Account Manager vous tiendra informé de ces ajustements et veillera à une communication claire.

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Surévalué (Sur-prévision) 

Dans le cas où la prévision convenue est inférieure au volume réel de commandes quotidiennes, l’équipe de MasonHub mettra tout en œuvre pour traiter le plus de commandes possible. Toutefois, si le volume dépasse les prévisions et entraîne un retard (backlog) de commandes, vous disposerez de deux options pour gérer ce volume excédentaire :

• Approuver les frais d’heures supplémentaires : Avec votre accord, MasonHub prolongera les heures de travail pour résorber le retard et traiter vos commandes rapidement. Veuillez noter que les frais d’heures supplémentaires seront facturés en plus de vos frais d’exécution standard, reflétant les ressources et les efforts supplémentaires requis.
• Élaborer un plan de reprise : Votre Account Manager collaborera avec vous et notre équipe opérationnelle pour élaborer un plan sur mesure afin de traiter efficacement le retard. Pendant cette période de reprise, votre accord de niveau de service (SLA) standard ne sera pas applicable aux commandes en retard. La durée de la reprise variera en fonction de l’excédent de volume et des circonstances spécifiques, mais nous travaillerons avec diligence pour minimiser toute perturbation de votre activité.