Créer des expéditions entrantes — Avis d'expédition détaillés (ASN)

Une expédition entrante ou Avis d’expédition détaillé (ASN) indique à MasonHub quel stock s’attendre à recevoir dans notre entrepôt. Sans un ASN approprié, les collaborateurs de notre entrepôt ne sauront pas quel stock attendre ni quand le recevoir à son arrivée à notre quai. 

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Avantages

• Transfert initial de stock vers MasonHub lors de l’intégration (onboarding)
• Réapprovisionnement du stock de marchandises que vous vendez actuellement
• Réapprovisionnement du stock de fournitures comme les boîtes, enveloppes, rubans adhésifs, composants, etc. utilisés lors des expéditions sortantes

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Éléments à prendre en compte

• Chaque ASN doit représenter la totalité de l’expédition de stock (par exemple, si 10 SKU sont expédiés ensemble dans une seule expédition = 1 ASN avec 10 SKU).
• Les SKU doivent d’abord exister dans l’OMS de MasonHub avant que vous ne puissiez créer un ASN.
• Les ASN doivent être créés au moins 48 heures avant leur arrivée à l’entrepôt afin que nous puissions nous assurer que l’espace et le personnel sont disponibles pour les recevoir à leur arrivée.
• Un rendez-vous de livraison est requis pour les livraisons par coursier, LTL (chargement partiel), FTL (chargement complet) et les conteneurs chargés au sol. Contactez le support MasonHub pour demander un rendez-vous et indiquez l’identifiant client de l’ASN ainsi que le nombre total de palettes, cartons, SKU et unités attendus.
• Le numéro d’ASN ou de bon de commande (Purchase Order) – idéalement les deux – doit être visiblement étiqueté sur le chargement.

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Créer une nouvelle expédition entrante / ASN

Avant que nous puissions recevoir votre expédition de stock, vous devez télécharger un ASN dans le système de MasonHub. 

1. Accédez à ASNs > Upload ASN.
2. Téléchargez le fichier modèle (Download template file) et saisissez les détails de votre expédition.
3. Suivez le guide sur la page ASN pour obtenir des détails sur les champs obligatoires et facultatifs.
   • Les 8 premières colonnes correspondent aux détails d’en-tête de votre ASN et doivent être répétées sur chaque ligne.
   • Les 2 dernières colonnes du fichier correspondent aux lignes d’articles de votre ASN, où vous indiquez le SKU (customer_sku_id) et la quantité.
4. Faites défiler vers le haut de la page et cliquez sur Choose File (Choisir un fichier) pour sélectionner votre fichier.
   • Vous verrez le nom du fichier apparaître à côté du bouton une fois celui-ci sélectionné avec succès.
5. Cliquez sur Upload (Télécharger).
6. Vous verrez les résultats de votre importation :
   • En cas de succès, vous verrez le numéro d’ASN et un message de réussite.
   • En cas de problème avec votre fichier, vous verrez le numéro d’ASN et un message d’erreur.

Téléchargez le fichier modèle, modifiez votre CSV et importez-le. Vous verrez le nom de votre fichier à côté du bouton Choose File une fois sélectionné. Cliquez sur Upload pour créer votre ASN.

Vous verrez un message de réussite avec l’identifiant client de l’ASN s’il n’y a pas d’erreur.

Vous verrez un message d’erreur d’échec avec un message explicatif si le fichier n’a pas pu être importé. Cet exemple montre que l’ASN n’a pas pu être modifié car il n’est pas ouvert.

Vous verrez un message d’erreur de fichier s’il y a un problème de formatage des données dans votre CSV.

Remarque : Si vous êtes un client de l’API MasonHub, utilisez POST /inbound_shipments pour créer un ASN d’expédition entrante. Consultez la documentation de l’API de MasonHub ici.

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Copier une expédition entrante / un ASN existant

1. Recherchez l’ASN existant dans l’OMS de MasonHub.

2. Cliquez sur Duplicate ASN.

3. Vous avez deux options lors de la duplication de votre ASN. Sous Duplicate Action, choisissez l’une des options suivantes :

   • • Exact Copy (Copie conforme) – Pratique pour réapprovisionner le même stock.
     • All Remaining Units (Toutes les unités restantes) – Cela ne dupliquera que les SKU et les unités qui n’ont pas été entièrement reçus sur l’ASN d’origine. C’est utile lorsque votre fournisseur divise un ASN sur plusieurs expéditions.

4. Saisissez la date d’arrivée prévue (Expected Arrival Date).

5. Cliquez sur Duplicate. Cela actualisera la page et créera un nouvel ASN. 

6. Le nouvel ASN conservera votre customer_purchase_order_id d’origine (votre numéro de bon de commande interne).

7. Le nom ou l’identifiant client (customer_identifier, identifiant unique du système MasonHub) du nouvel ASN sera le même que l’original, avec un suffixe « ^ » suivi d’un chiffre. Ce chiffre augmentera de 1 à chaque fois que vous le copierez.

Créez une copie exacte de l’original, ou choisissez de ne copier que les SKU et totaux non reçus de l’original dans le cas d’une expédition fractionnée.

Dupliquez un ASN existant lorsque le fournisseur a fractionné l’expédition de manière inattendue. Nous clôturerons le premier ASN et en exigerons un second pour recevoir les marchandises restantes.

Lorsque vous dupliquez un ASN, le système conserve le numéro de bon de commande d’origine (identifiant client) et ajoute un suffixe. Cela vous permet de retrouver plus facilement toutes les copies d’un ASN.